VALOR toteutti syksyllä 2023 Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen konsernipalveluille uuden tulosmittareiden Business Intelligence-seurantanäkymän. Tämä mahdollistaa operatiivisten mittareiden systemaattisen ja läpinäkyvän seurannan sekä tietoon perustuvan päätöksenteon.
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen konsernipalveluissa on parikymmentä tulosyksikköä, joilla ei aiemmin ollut yhtenäistä tapaa seurata operatiivisia tulosmittareitaan. Konsernihallinto asetti syksylle 2023 tavoitteekseen luoda nopealla aikataululla läpinäkyvän, kaikille yhtenäisen ja järjestelmällisen seurantamekanismin, jonka toteutukseen pyydettiin VALORilta tukea.
Tulosyksiköiden asiantuntijoiden ja johdon kanssa käytyjen keskustelujen perusteella valittiin sopivat mittarit, tunnistettiin tarvittava lähdedata, ja pohdittiin, miten dataan päästään käsiksi.
VALORin asiantuntija Jaro Mykkänen toteutti seurantanäkymän Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen omaan Microsoft PowerBI-ympäristöön. Mykkäsellä on usean vuoden kokemus Business Intelligence-näkymien kehityksestä eri alustoilla aiemmista työtehtävistään sosiaali- ja terveydenhuoltoalan johtavissa yrityksissä.
Pitkälle automatisoitu järjestelmä keventää ylläpitoa
Lopputuloksena syntyi selkeä johdon näkymä, johon tulosmittareiden ajantasaiset tiedot päivittyvät läpinäkyvästi ja lähes täysin automaattisesti. Tämä mahdollistaa viimeisimmän tilanteen seuraamisen ilman, että henkilöstöä kuormitetaan raskailla tietopyynnöillä. Samalla toiminnan jäykkyys vähenee.
Avoimuus on myös edistänyt organisaation sisäistä keskustelua, kun henkilöstö pystyy seuraamaan vaivatta myös muiden yksiköiden tuloksia.
Olli-Pekka Luukko, Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen konsernipalvelujen yhteisten palvelujen päällikkö toteaa, että heille oli alusta lähtien selvä, että vanhat kuntaprosessit rakennetaan uusiksi ja hallinnon tukiprosesseja johdetaan tiedolla. Tämän takia määrätyille prosesseille piti laatia tavoitetasot ja mittaristot.
”Meidän kirkas näkemyksemme yhdistettynä VALORin osaamiseen tuottivat erinomaisen tuloksen: uskomme, että Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on Suomen kärkeä sote-sektorin tukipalvelujen tuotannon mittaroinnissa”, Luukko sanoo.
Yksi yhteinen totuus tuo luottamusta
Mykkänen korostaa, että nykymaailmassa päätösten on perustuttava tietoon ja faktoihin. Näiden pitää olla läpinäkyviä ja helposti saatavilla, jotta niitä voidaan hyödyntää tehokkaasti toiminnan johtamisessa.
”Kun johdolla on kaikille avoin visuaalinen näkymä, jota on helppo lukea ja ymmärtää, ja tiedon lähteet ovat selvillä, se luo luottamusta organisaation sisällä. Näin kaikilla on käytössään yksi yhteinen totuus”, hän sanoo.
Mykkänen lisää, että organisaation erilaisten kehitystoimenpiteiden vaikutuksia on helpompi arvioida, kun yhteisesti sovittuja tunnuslukuja voidaan seurata pitkällä aikavälillä. Yleiskuvaa on vaikea muodostaa, jos ei ole yhtenäistä ja läpinäkyvää tapaa seurata asioita.
Kehitystyö voi käynnistyä heti
Hyvinvointialueet ovat vielä nuoria organisaatioita, joille periytyi alueiden kunnista useita eri järjestelmiä. Vaikka integraatio eri järjestelmien välillä ei ole vielä kaikilla tasoilla valmis, se ei estä kehitystyön käynnistämistä.
”On tärkeää lähteä mahdollisimman nopeasti luomaan johdon seurantanäkymien ensimmäisiä versioita, vaikka kaikki lähdedata ja tietoallashankkeet eivät olisi vielä täysin kunnossa. Ensimmäisten vedosten päälle on helppo jatkaa kehitystyötä myöhemmin, ja lisäksi ne iskostavat tiedolla johtamisen kulttuuria organisaatioihin”, Mykkänen huomauttaa.
”Kun havahdutaan siihen, kuinka hyödyllisiä tulosmittareiden seurantanäkymät voivat parhaimmillaan olla, organisaatiossa lähdetään proaktiivisesti ajamaan näkymien jatkokehitystä eteenpäin”, hän jatkaa.
Projekti eteni aikataulussaan
VALORilla on valmius toteuttaa tiedolla johtamisen projektien tekninen puoli perinteisen liikkeenjohdon osaamisen ohella. Tämän ansiosta hyvinvointialueen projekti valmistui nopeasti, asiakkaan kannalta kevyesti ja pysyi budjettiraameissa.
Pia Fredriksson, Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen konsernipalvelujen tiedolla johtamisen yksikön projektipäällikkö korostaa, että VALORin asiantuntijoiden vankka kokemus ja laaja-alaiset näkemykset muiden organisaatioiden raporttikehityksestä vahvistivat heidän projektiaan.
”He toivat projektiin meitä hyödyttäviä näkökulmia ja osallistuivat raportin rakentamisen lisäksi aktiivisesti mittareiden määrittelyyn ja laskentalogiikan kehittämiseen sekä datan saatavuuden varmistamiseen. Yhteistyö niin projektiryhmän kuin konsernipalvelujen asiantuntijoiden kanssa oli aktiivista ja kannustavaa, mikä varmisti projektin etenemisen aikataulussaan”, Fredriksson sanoo.
Tiedon arvo nousee keskeiseksi päätöksenteossa
Mykkäsen oma tausta on sosiaali- ja terveydenhuoltoalalta, mutta hänen mukaansa datan arvo ja tiedolla johtamisen kyvykkyys ovat nousseet oleellisiksi tekijöiksi päätöksenteossa jokaisella toimialalla.
”Tiedolla johtaminen on keskeistä jokaisen organisaation tehokkuuden ja kilpailukyvyn kannalta. Osalla se on pidemmällä, toiset vasta aloittavat. On kuitenkin ensiarvoista luoda sellainen tietoon perustuva johtamisjärjestelmä, joka on kevyt, selkeä ja luotettava”, Mykkänen sanoo.
Vähintään yhtä tärkeää kuin tietoon perustuva johtaminen onkin se, että tiedon tuottaminen itsessään ei vaadi hallinnollisen työmäärän paisuttamista. Yksinkertaisuus ja mahdollisimman pitkälle viety automatiikka auttavat tähän.
”Kaikki, jotka painivat tiedon ja datan hyödyntämisen, saatavuuden, ja hallittavuuden kanssa, voivat hyötyä meidän osaamisestamme. Pystymme yhdistämään perinteisen johdon konsultoinnin, projektin hallinnan ja konkreettisen teknisen toteutuksen, mikä tuo lisäarvoa asiakkaalle, kun muita osapuolia ei tarvita projektiin toteuttamaan sen eri vaiheita”, Mykkänen toteaa.
Asiakkaan näkemys VALORin tuesta:
Olli-Pekka Luukko, Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen konsernipalvelujen yhteisten palvelujen päällikkö:
”Meidän kirkas näkemyksemme yhdistettynä VALORin huippuosaamiseen tuottivat erinomaisen tuloksen: uskomme, että Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on Suomen kärkeä sote-sektorin tukipalvelujen tuotannon mittaroinnissa. Nyt haasteemme on, että mittareiden osoittamiin kipupisteisiin reagoidaan ja toiminta kehittyy. Lisäksi tavoitteistot ja mittaristot vaativat jatkuvaa kehittämistä.”
Pia Fredriksson, Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen konsernipalvelujen tiedolla johtamisen yksikön projektipäällikkö:
”Projektin lopputuloksena saavutimme automatisoidumman ratkaisun kuin alun perin suunnittelimme. VALORin asiantuntijoiden jatkuva tuki niin projektin aikana kuin sen päätösvaiheessa raportin ylläpidon toimintamallin kehittämisessä olivat korvaamattoman arvokkaita. Sujuva yhteistyö ja asiantuntemus vauhdittivat projektia, tukivat oppimisprosessia ja varmistivat sen onnistuneen lopputuloksen. Tästä meidän on hyvä lähteä jalostamaan projektissa luotua seurantanäkymää.”
Teksti: Catarina Stewen